Invectus AB Policy

Vi på Invectus AB värnar om din integritet. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Därför har vi upprättat denna policyn. Den utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och integritet.
Syftet med denna policy är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

Bakgrund

Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullfölja våra förpliktelser mot dig. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamål, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.
Vi behöver dina personuppgifter för att ge dig bra service exempelvis vad gäller ansökan till bostad, felanmälningar och information till våra hyresgäster. Det finns ingen skyldighet att lämnapersonuppgifter till oss, men utan dessa uppgifter kan Invectus inte hyra ut en bostad osv.

Riktlinjer

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund. Vi behandlar inte personuppgifter i annat fall än när de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt avtal och lag. Här följer exempel på personuppgifterna vi behandlar:

Namn
Adress
E-postadress
Telefonnummer
Personnummer
Bilder
Uppgifter som du registrerade självmant och frivilligt uppger exempelvis vid intresse- eller felanmälan
Uppgifter som vi får när du anlitar en av våra medarbetare
Uppgifter som vi får när du svarar på enkäter och undersökningar
Uppgifter som vi får när du kontaktar oss, söker bostad eller anställning hos oss, besöker oss eller på annat sätt tar kontakt med oss

Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?

Vår försöker i möjligaste mån att inhämta ditt samtycke innan vi börjar behandlar dina personuppgifter. Det gör vi genom att låta dig fylla i uttryckliga samtyckesklausuler i de fall behandlingen grundas på samtycke.
Du har när som helst rätt att återkalla ditt samtycke. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag. Tänk på att återkallelse av samtycke kan innebära att vi inte kan fullgöra de skyldigheter vi har i förhållande till dig.

Vilken information ger vi till dig?

När vi samlar in dina personuppgifter för första gången kommer vi att informera dig om hur vi har fått tag i personuppgifterna, vad vi kommer att använda dem till, vilka rättigheter du har enligt dataskyddslagstiftningen och hur du kan ta tillvara dessa. Du kommer också att bli informerad om vem som är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen och hur du kan kontakta oss om du har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som avser dina personuppgifter och/eller rättigheter.

Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt?

Vi utarbetar rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast arbetstagare och andra personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.
Vi överför inte personuppgifter i andra fall än de som uttryckligen anges i denna policy.

När lämnar vi ut dina personuppgifter?

Invectus kommer inte att lämna ut personuppgifter till utomstående annat än i de fall då det inom ramen för ett visst uppdrag är nödvändigt, eller om det är nödvändigt för att vi ska fullgöra lagstadgad skyldighet eller efterkomma myndighetsbeslut eller beslut av domstol, eller för de fall vi anlitar utomstående tjänsteleverantörer som utför uppdrag för vår räkning. Uppgifterna kan komma att lämnas ut till domstolar, myndigheter etc. om det är nödvändigt för att tillvarata dina rättigheter.

Hur länge sparas personuppgifter?

Personuppgifter sparas, i enlighet med den skyldighet som Invectus har enligt föreskrifter i bokföringslagen, i sju år eller den längre tid som påkallas. Dock lagras de inte längre än nödvändigt för att kunna uppfylla ändamålen med behandlingen.

Ansvar

Invectus är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter bolaget behandlar i egenskap av arbetsgivare, bostad och/eller lokaluthyrare eller som köpare/säljare av produkter och tjänster vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.
Invectus hanterar dina personuppgifter enligt gällande lagstiftning. En personuppgift är all information som kan kopplas direkt eller indirekt till en levande person. vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.
Vid begäran om utdrag över våra registrerade personuppgifter, skickas detta skriftligen och personligt undertecknat och måste innehålla ert namn och personnummer till Invectus, box 116, 291 22 Kristianstad. Informationen skickas till den sökandes folkbokföringsadress och med en handläggningstid på ca 1 månad.

Vid erbjudande om bostad

När du erbjuds en bostad hos Invectus behöver vi behandla vissa av dina personuppgifter. De personuppgifter som blir aktuella är t ex uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Invectus kommer därför att göra en kreditupplysning och inhämta uppgifter från inkassobolag och kronofogdemyndigheten. Om du behöver en borgenär eller har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna
Under hyresförhållandet
När du får ett hyresavtal hos Invectus kommer bolaget att behandla dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Det innebär att Invectus kommer att behandla dina personuppgifter för att kunna t ex skicka ut hyresavier, registrera inbetalningar av hyra, läsa av förbrukning av el, vatten och värme eller när vi skickar ut information. Dessutom kommer vi att behandla dina personuppgifter i samband med hyresförhandlingar.
Om det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk kommer Invectus också att behandla dina personuppgifter. Det kan t ex ske om det förekommer störningar eller uppstår skador i lägenheten. Även vid försenade eller uteblivna hyresbetalningar kommer vi behandla dina personuppgifter. Invectus kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter, t ex om något skall repareras i din lägenhet. Invectus kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.
Övrigt

Om du har skyddade personuppgifter kommer Invectus att hantera dina uppgifter enligt bolagets rutiner för sådana.

Som arbetssökande

Invectus behandlar de personuppgifter som du delar med bolaget, vilket kan vara t ex CV, brev, betyg, intyg och annan information. Invectus kommer att behandla de personuppgifter som antecknas vid intervjuer, lämnas av referenspersoner och resultat från personlighetstester.

Som anställd

Som anställd hos Invectus medför det att vi behandlar dina personuppgifter. Det kan t ex vara namn, personnummer, mejladress, telefonnummer, adress, konto- och bankuppgifter, anställningsposition och närmast anhörig. Invectus kommer också behandla personuppgifter i samband med löne-, utbildnings- och utvecklingssamtal. Intyg och betyg kan komma att behandlas. Anledningen till att Invectus behandlar dina personuppgifter är primärt för att fullfölja sitt avtal med dig.

Samarbetspartner ex leverantörer

Invectus behandlar ett flertal personuppgifter för den person som representerar ett företag när vi och företaget ingår ett avtal. De uppgifter som är särskilt aktuella är namn och kontaktuppgifter som underlättar vårt samarbete. Skulle dina personuppgifter behöva behandlas för att ta tillvara ett rättsligt anspråk kommer så att ske.
Invectus kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t ex vara aktuellt om underentreprenörer skall kontaktas inom ramen för att utföra ett arbete.